Yhtiökokous etänä? Yhdistä perinteisen ja etäkokouksen parhaat puolet

Taloyhtiön yhtiökokous etänä vai livenä?

Pitäisikö taloyhtiön yhtiökokous järjestää etänä vai perinteisesti paikan päällä? Se riippuu siitä, asuuko yhtiössä kiireisiä Teams-natiiveja vai pihaparlamentin aktiiveja. Useimmiten samaan taloon mahtuu molempia.

Yhtiökokouksen voi pitää taloyhtiön hallituksen päätöksellä etäkokouksena, jos sitä ei ole yhtiöjärjestyksessä erikseen kielletty. Meets, Zoom, Teams ja muut tekniset välineet ovatkin tulleet lähes kaikille tutuksi kokousvuoden 2020 aikana. Koronapandemia vaikuttaa järjestelyihin edelleen keväällä 2021.

Viihtyisä Koulutustila Helsinki
Koulutustila Roba, Iso Roobertinkatu, Punavuori, Helsinki
Pieni kokoustila ja ryhmätyötila Osaamistehdas Workshop, Punavuori Helsinki
Pieni kokoustila ja ryhmätyötila Osaamistehdas Workshop, Punavuori, Helsinki

Kokoustila yhtiökokoukselle – miksi se kuitenkin kannattaa varata?

Yhteiset asiat tulevat hoidetuksi parhaiten, kun osakkaat ylipäänsä osallistuvat yhtiökokoukseen mahdollisimman sankoin joukoin. Sen vuoksi asunto-osakeyhtiön yhtiökokous kannattaakin pitää ”livenä” ja etänä yhtä aikaa. Etämahdollisuus hyödyttää myös korona-aaltojen tasoituttua: siitä innostuvat varmasti ainakin pienten lasten kanssa pyykkikonetta pyörittävät tai toisella paikkakunnalla asuvat. 

Toisaalta paikan päälle tuleminen on tärkeää osalle osakkaista. Heitä voivat olla esimerkiksi iäkkäämmät asunnonomistajat, jotka kokevat epävarmuutta teknisten laitteiden käytössä. Osa arkailee ehkä edes myöntää vierastavansa etäkokoustamista. On ikävää, jos yleensä aktiivisten ääni jää kuulumattomiin. Kun tekniikka ei vie huomiota itse asialta, on keskusteluun luontevampaa osallistua.

Turvavälit ovat tärkeä varotoimi koronaviruksen ehkäisyssä. Sen vuoksi hybridi-yhtiökokoukseen kannattaa varata riittävän kokoinen kokoustila, johon osallistujat voivat tulla turvallisin mielin. Jos isännöitsijätoimiston pieneen neuvotteluhuoneeseen saapuu yllättävän monta perinteistä kokoustajaa, muuttuu tunnelma äkkiä turhan tiiviiksi!

Moderni ja valoisa Kokoustila Liitto, Punavuori, Helsinki
Juhlasali Laivuri isoille kokouksille, koulutuksille ja seminaareille. Punavuori, Eira, Helsinki - Osaamistehdas Kokoustilat
Juhlasali Laivuri isoille kokouksille, koulutuksille ja seminaareille. Punavuori, Eira, Helsinki – Osaamistehdas kokoustilat

Siis yhtiökokous etänä JA livenä – mutta minkälainen tila varataan?

Hallitus ja isännöitsijä tuntevat oman taloyhtiönsä parhaiten. Onko osakkaissa enemmän kiireisiä työelämässä olevia, joilta Teams-kokous käy kuin vettä vaan? Vai ovatko yhtiön aktiivit ehkä enimmäkseen eläkeläisiä, joilla on intoa keskustella yhteisistä asioista kahvin ääressä, ja nimenomaan siten?

Arvioi realistisesti, kuinka moni osallistuisi mielellään kokoukseen paikan päällä. Ota sitten yhteyttä myyntipalveluumme, niin mietitään teille sopivin tila yhdessä. 

Kokoustila Punavuori Helsinki
Kokoustila Punavuori, Iso Roobertinkatu, Punavuori, Helsinki
Valmiit tarjoilut kokoustilaan tai pelkkä tila ilman tarjoiluja – kumpikin käy

Korona-ajan järjestelyt ja turvallinen kokous

Tällä hetkellä me Osaamistehtaalla huomioimme tilojemme mitoituksessa aina vähintään 1–2 m turvavälit. Huolehdimme tilojen hygieniasta, ja tarjolla on käsidesiä. Osallistujat voivat tuoda kokoukseen maskit itse, tai maskipaketin voi halutessaan ostaa meiltä varauksen yhteydessä.

Myös ”uuden normaalin” aikana tarjoilut kohottavat tunnelmaa. Esimerkiksi Kokoustila Punavuoren väljä aula mahdollistaa vapaamuotoisen rupattelun kahvikupin ääressä reiluilla turvaväleillä. Miten olisi siis turvallinen kahvihetki ennen yhtiökokousta? Voimme luvata, että se piristää varmasti!

Kokoustilojen ja tarjoilujen varaaminen onnistuu yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse tilat@osaamistehdas.fi tai puhelimitse p. 0400 567 429. Tervetuloa!

Lähteitä: Realia Isännöinti, Kiinteistöliitto, Kiinteistölehti